秘書とは？/ キャッシュワン
[ 519] 秘書 Job Gallery【リクナビＮＥＸＴ】
[引用サイト] http://next.rikunabi.com/jobgallery/jobs/hisho/hisho_01.html
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短大を卒業後、数々の会社で秘書として勤めてきた中前さん。それらの業種はさまざまだが、関わってきた業務はみな一様だそう。 「今はパチンコ店などを運営するアミューズメント会社の社長秘書をしていますが、以前の会社で経験した仕事内容と変わりありませんね。朝、出社したらまずは社長の机の掃除。そして、社長の1日のスケジュールを確認すると同時に、社長宛に届いたメールやファックスのチェックします。そのスケジュールに他の部署の社員から資料が必要なとき、または会議などへの同席が必要な場合には関連部署に通達し、そうこうしているうちに社長が出社してくるので、お茶を出す。主な業務は秘書として付く上司のスケジュール管理ではあるんですが、総括すると『上司が本来の業務に集中するためのサポート、雑務全般』。掃除やお茶出しなどは、雑務の最たるものと言えるでしょう」 これらの仕事は概ね、午前中だけで済ませられるもの。では、午後にはどんな仕事が待っているのかというと、そこに上司のサポート役としての秘書の務めがある。 「スケジュール管理というと簡単に聞こえるかもしれませんが、とんでもない。例えば、他社や取引先企業との会議をセッティングする場合など、誰か1人でも出席者が変わるだけでその概要が変わってしまうので、社長はもちろん、その会議に出席する予定の会社の人にも連絡したり。また、会議のために作った資料を書き直したりと、日々、変化する業務に追われるといった感じ。ルーティンな仕事はほとんどないんですよ」 ショッピングなどに行くと、自分は使いもしないようなものまで見て、「社長に似合いそうだな」と思ったものをメモしてしまうんですよ（苦笑） 「秘書とはつまり、サービス業だと思っているんです」と言う中前さん。そのサービスの相手とは、もちろん上司。中前さんは日々、上司のためにできることを考えながら仕事に臨んでいるそう。 「これまでさまざまな方の秘書をさせていただきましたが、そのときどきの上司には必ず『ワガママを言ってもらわないと困ります』と言ってきました。上司のワガママに対応するのが私の仕事で、下手に遠慮されたりしてサポートをお願いされなかったりしたら、私の仕事って何？ってことになっちゃいますからね。もちろん、上司は人間的に成熟した方ばかりなので、理不尽なことは言いませんよ。あくまでビジネスのうえで必要なワガママを言ってもらうんです。そのワガママをいかに上手くさばいていくか、臨機応変に対応する力は問われますね」 「社長の傍で働いていると、一般社員でも知らないような機密事項を扱う場面にも多く遭遇するんですよ。会議資料を作ったりするうえで必要ですからね。そういった情報を知るために近づいてくる人もいるんです。例えば、同業他社の社員とか、もしくは社内でも社長と対立する役員とか…って、スパイ映画みたいですけど（笑）、本当にある話なんです。もし、軽はずみにでも重要なことを喋ってしまったりしたら、それが大問題に発展してしまうことだってあり得ること。そうならないために、自らのガードをしっかりして（笑）、重要事項は頑なに守っていく口の堅さが必要なんですよ」 守秘が必要な機密事項やデータを知ることができるのは、「もともと好奇心旺盛な性格なんです」という中前さんにとって仕事上の大きな楽しみのひとつだそう。 「趣味でいろんな団体が主催するセミナーに参加したりと、とにかくさまざまなビジネスに関して見聞を広めたいと思っているんです。とはいっても、それを活かして将来、起業したいとかいう野望を抱いているわけではないんですけど（苦笑）。それでも経営に関して勉強できるのは非常に楽しいですし、なんたって素晴らしい教師が目の前にいて一緒に仕事をさせてもらっているわけですから、そこで学ばない手はないですよね」 ビジネスライクに仕事をこなす秘書の方もいますけど、やはり人として上司に愛情を持って接していかないとダメだと思うんですよね そもそも中前さんが秘書を目指したのは、広い見聞を広めたいという思いと、加えて「縁の下の力持ち的な仕事をしたい」という思いを抱いていたため。その思いを今、実現できていると胸を張る。 「例えば、上司が出席する会議で発言を行う場合、私もその発言内容を一緒に考えたりするんですが、いざ本番になり、その発言がほかの出席者から評価されたときなどは、私事のように嬉しいですね。上司の評価が自分のことのように感じられるんです。そうして、上司から『キミが秘書で良かった』なんて言われたら、もう最高の気分！上司と秘書というのは、いくらビジネス上の付き合いとはいえ人対人の関係なので、ときに信頼関係が脆くなったり、また崩れ去ってしまうこともあり、異動なども珍しくない世界。だからこそ私は『代えたくない』と思われるような秘書でありたいと思って頑張っているんですよ」 高校を卒業してすぐに就職しようと考えていたんですが、母に「短大くらいは出ないと時勢的に厳しいよ」と言われ、進学したのが秘書科だったんです。当時はまったく興味はなかったんですけど（笑）、ビジネス上のマナーや所作などに関して学んでいくうちに、仕事としての面白さにハマっていきました。 自然とビジネスマナーが身についたことや、どんなに偉い人と会っても、またセレブリティあふれる場所に行っても堂々としていられるようになったことなど、人間的に成長できているなぁと実感できるのは良かったですね。 上司から頼まれることの中には、たまにですけど「そりゃいくらなんでも無理でしょ〜」と思うこともあります（苦笑）。ただ、そこで心労を溜め込んでばかりでは精神的に良くないので、気持ちを素早く切り替えられる人が向いていると思います。 秘書の採用条件の多くに「経験者求む」などと書かれていますが、採用枠自体が少ないですから経験者も当然、少ないですよね。だけど、未経験だからといってひるむ必要はまったくありません。営業事務や誰かのアシスタントとして働いた経験があれば、十分に務まる仕事ですよ。 ※このページへのリンクは、原則として自由です。（営利・勧誘目的やフレームつきなどの場合はリンクをお断りすることがあります） |
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